Datenschutz­hinweise zur App heimWatt Field

Die App „heimWatt Field“ ist eine Arbeits-App für Beschäftigte der heimWatt GmbH und für von uns beauftragte Handwerksbetriebe. Sie dient der Planung und Dokumentation von Montage- und Serviceeinsätzen. Verantwortlich ist die heimWatt GmbH; Kontaktdaten und die Angaben zu unserem Datenschutzbeauftragten finden Sie im folgenden Abschnitt.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten:

Welche Daten die App verarbeitet

Konto- und Stammdaten. Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Team. Die Anmeldung erfolgt über Firebase Authentication (Google Ireland Ltd.). Zweck ist der Zugang zur App und die Zuordnung von Einsätzen.

Einsatz- und Kundendaten. Termine, Projekte, Adressen, Ansprechpartner und Telefonnummern der Kundinnen und Kunden, soweit sie für den Einsatz erforderlich sind, sowie die im Einsatz erstellten Formulare, Protokolle und Unterschriften. Die Daten werden in unserem System in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert und für die Arbeit ohne Netz zusätzlich auf dem Gerät vorgehalten.

Standortdaten

• Während der Nutzung: Die App ermittelt den genauen Standort, wenn Sie die Karte oder Routen zu einem Einsatzort öffnen, wenn Sie ein Foto aufnehmen, wenn eine Unterschrift geleistet wird, wenn Sie ein Formular abschließen, das eine Ortsangabe verlangt, und wenn Sie in einem Formular selbst den Standort erfassen. Der so ermittelte Standort wird mit dem Foto, der Unterschrift oder dem Formular an uns übermittelt und dort gespeichert. Zweck ist der Nachweis, an welchem Ort eine Leistung erbracht, dokumentiert oder unterschrieben wurde. Zu einem Zeiteintrag kann außerdem der Standort bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende gespeichert und an uns übermittelt werden, um den Ort der Arbeit nachzuweisen.
• Im Hintergrund bei automatischer Zeiterfassung: Die automatische Zeiterfassung ist in der App voreingestellt. Beim ersten Start fragt die App, ob Sie sie nutzen möchten; Sie können sie dort oder jederzeit in den Einstellungen abschalten. Sie arbeitet nur, wenn Sie der App zusätzlich den Standortzugriff „Immer“ erlauben. Dann registriert die App Bereiche um die Adressen Ihrer heutigen Einsätze. Betreten oder verlassen Sie einen solchen Bereich, speichert die App den Zeitpunkt, die Art des Ereignisses und den Standort zu diesem Zeitpunkt und bucht daraus Arbeitsbeginn und Arbeitsende automatisch; zusätzlich kann sie Sie per Mitteilung erinnern, etwa an eine noch laufende Zeiterfassung. Diese Ereignisse bleiben auf Ihrem Gerät; an uns übermittelt werden die daraus entstandene Arbeitszeit sowie der Standort bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Ohne die Freigabe „Immer“ ermittelt die Zeiterfassung den Standort nicht im Hintergrund. Sie können die Funktion jederzeit in der App oder in den Systemeinstellungen abschalten. Im Hintergrund übermittelt die App den Standort sonst nur, wenn Sie selbst die Ankunftszeit für Kundinnen und Kunden starten (nächster Punkt).
• Ankunftszeit für Kundinnen und Kunden (nur wenn freigeschaltet): Wenn Sie bei einem Einsatz die Kundin oder den Kunden über Ihre Anfahrt benachrichtigen, übermittelt die App Ihren genauen Standort an uns, zu Beginn und danach etwa alle 30 Sekunden oder alle 50 Meter, auch während die App im Hintergrund läuft. Solange das geschieht, zeigt Ihr Gerät eine Mitteilung an. Unser System berechnet daraus über Mapbox die Strecke und die voraussichtliche Ankunftszeit. Ihren genauen Standort speichern wir nicht, sondern nur einen auf etwa einen Kilometer gerundeten Punkt. Die App erzeugt einen Link, den Sie selbst über die Teilen-Funktion Ihres Geräts verschicken, zum Beispiel per SMS oder Messenger. Wer den Link öffnet, sieht ohne Anmeldung Ihren Vornamen, die voraussichtliche Ankunftszeit, die Strecke und Ihre ungefähre Position. Sie können die Übermittlung jederzeit in der App beenden.
• Erinnerung an die Abfahrt: Wenn Sie Mitteilungen und den Standortzugriff erlaubt haben, berechnet die App nach der Anmeldung, beim Öffnen der App und nach jedem Datenabgleich die Fahrzeit zu Ihren anstehenden Einsätzen und erinnert Sie rechtzeitig an die Abfahrt. Dazu verwendet sie Ihren zuletzt bekannten Standort. Dieser Standort und die Koordinaten des Einsatzorts werden an den Routendienst von Mapbox Inc. (USA) übertragen, um die Fahrzeit zu berechnen. Für jede so geplante Erinnerung übermittelt die App außerdem den Startpunkt, den Einsatzort, die berechnete Fahrzeit, den Terminbeginn sowie Name der Kundin oder des Kunden und die Projektnummer an uns. Unser System rechnet kurz vor der Abfahrt mit der aktuellen Verkehrslage nach, ebenfalls über Mapbox, und schickt Ihnen eine Mitteilung, wenn Sie früher losfahren müssen. Übermittelt wird je Fahrt nur dieser eine Startpunkt, kein Verlauf. Wir speichern die Angaben nur, solange der Termin bevorsteht, und löschen sie danach.
• Wetterangaben: Für die Vorbelegung des Tagesberichts sendet die App die Koordinaten des Einsatzorts an den Wetterdienst Bright Sky (Daten des Deutschen Wetterdienstes). Namen oder Adressen werden dabei nicht übermittelt.
• Karten: Zur Darstellung von Karten ruft die App Kartenmaterial bei Mapbox Inc. (USA) ab. Dabei werden Ihre IP-Adresse und der angezeigte Kartenausschnitt übertragen. Die Nutzungsstatistik von Mapbox ist abgeschaltet. Für Routen und Fahrzeiten, für die Adresssuche und für die Reihenfolge der Stopps einer Tour nutzt die App weitere Dienste von Mapbox. Dabei werden die Koordinaten von Start, Ziel und Tourstopps sowie Adressen übertragen, die Sie in die Adresssuche eingeben. Fehlen zu einem Einsatz die Koordinaten, ermittelt die App sie über Mapbox aus der Einsatzadresse.
• Straßenansicht: Für die Vorschau eines Einsatzorts fragt die App mit den Koordinaten der Einsatzadresse bei Google Street View (Google Ireland Ltd.) ab, ob eine Straßenansicht vorhanden ist, und zeigt sie an. Dabei werden diese Koordinaten und Ihre IP-Adresse übertragen, nicht Ihr eigener Standort.
• Standort im Chat teilen: Nur wenn Sie im Chat selbst „Standort teilen“ wählen, sendet die App einmalig Ihren aktuellen Standort oder einen Punkt, den Sie auf der Karte ausgewählt haben, als Nachricht in den Chat. Die Koordinaten werden über den Dienst Stream übermittelt und sind für alle Mitglieder dieses Chats sichtbar. Eine fortlaufende Standortfreigabe findet dabei nicht statt.

Fotos, Videos, Sprachnotizen und Dateien. Die App greift nur dann auf Kamera, Mikrofon oder Fotomediathek zu, wenn Sie selbst eine Aufnahme machen oder eine Datei auswählen. Die Aufnahmen dienen der Einsatzdokumentation und werden in unserem System gespeichert.

Nachrichten und Anrufe. Für den Chat zwischen Kolleginnen und Kollegen und, sofern diese Funktion für Sie freigeschaltet ist, für Sprach- und Videoanrufe nutzen wir den Dienst Stream (Stream.io Inc.) mit Datenspeicherung in der Europäischen Union. Dabei werden Ihre Benutzerkennung, Ihr Anzeigename, Ihre Rolle sowie Nachrichten, Anhänge wie Fotos, Dateien und geteilte Standorte und der Lesestatus von Nachrichten verarbeitet, bei Anrufen zusätzlich die dafür nötigen Verbindungsdaten. Nachrichten und Anhänge sind für die Mitglieder des jeweiligen Chats sichtbar. Fotos, die Sie im Chat eines Projekts senden, übernimmt unser System mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt in die Fotodokumentation dieses Projekts. Haben Mitglieder eines Chats unterschiedliche App-Sprachen eingestellt, übersetzt unser System den Text der Nachrichten automatisch. Dazu übermitteln wir den Nachrichtentext an Anthropic PBC (USA).

Übersetzung von Freitext in Formularen. Wenn Sie in einem Formular Freitext in Ihrer Sprache schreiben, übersetzt die App ihn ins Deutsche, damit die Kundin oder der Kunde den Bericht lesen kann. Mit Netzverbindung geht der Text dafür an Google Cloud (Vertex AI) in der Europäischen Union. Als Modell wird ein Sprachmodell des Anbieters Anthropic genutzt, das über Google bereitgestellt wird. Google kann Anfragen protokollieren, um Missbrauch zu erkennen. Ohne Netz übersetzt die App auf Ihrem Gerät mit Google ML Kit; der Text verlässt das Gerät dabei nicht. Für die Übersetzung auf dem Gerät lädt die App einmalig das Sprachmodell von Google herunter; dabei sendet ML Kit Nutzungsmetriken an Google, aber keine Inhalte Ihrer Texte. Im Bericht stehen Ihr Originaltext und die Übersetzung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses und der Verträge mit unseren Kundinnen und Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Gerätekalender. Wenn Sie den Kalenderabgleich einschalten, trägt die App Ihre Einsätze in einen eigenen Kalender „heimWatt“ auf Ihrem Gerät ein. Ausgewählte weitere Kalender liest sie nur, um belegte Zeiten zu berücksichtigen.

Mitteilungen. Für Push-Mitteilungen speichern wir eine Gerätekennung und ein Mitteilungstoken. Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst von Expo (650 Industries Inc., USA) und die Dienste von Google (Firebase Cloud Messaging) und Apple.

Freigeschaltete Funktionen. Welche Funktionen der App für Sie freigeschaltet sind, ruft die App über Firebase Remote Config (Google Ireland Ltd.) ab. Dabei werden eine zufällig erzeugte Installationskennung der App (Firebase Installations) und Ihre IP-Adresse übertragen.

Navigation und Aktualisierungen. Wenn Sie die Navigation zu einem Einsatz starten oder einen Ort in der Karte öffnen, übergibt die App die Adresse oder die Koordinaten an Google Maps oder Ihre Navigations-App; dort gelten die Bedingungen dieses Anbieters. Aktualisierungen der App lädt sie über den Dienst EAS Update von Expo; dabei werden Ihre IP-Adresse, die Plattform, die App-Version und eine zufällig erzeugte Installationskennung übertragen.

Telefonnummer. Im Profil können Sie Ihre Telefonnummer selbst eintragen, ändern oder löschen. Die App übermittelt die Angabe an uns, und wir speichern sie in Ihrem Profil. Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen die Nummer in der Teamliste der App.

Fehler- und Nutzungsanalyse. Zur Fehlerbehebung nutzen wir Sentry (Functional Software Inc.) mit Datenspeicherung in Frankfurt am Main; personenbezogene Standardangaben sind dabei abgeschaltet. Zur Verbesserung der App werten wir die Nutzung mit PostHog (Datenspeicherung in der EU) pseudonym über Ihre Benutzerkennung aus. Bildschirmaufzeichnungen finden nicht statt.

Personal- und Fahrzeugdaten

Die folgenden Funktionen für Beschäftigte sind nicht für alle freigeschaltet. Nur wenn sie für Sie freigeschaltet sind, verarbeitet die App zusätzlich diese Daten:

• Krankmeldung: Wenn Sie sich in der App krankmelden, übermittelt die App Beginn und gegebenenfalls Ende der Arbeitsunfähigkeit, Ihre Bemerkung und, falls Sie sie hinzufügen, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Foto oder PDF an uns. Die Bescheinigung enthält Angaben zu Ihrer Gesundheit; wir verwenden sie nur für die Personalverwaltung und die Entgeltfortzahlung.
• Urlaub: Wenn Sie Urlaub beantragen, übermittelt die App Zeitraum, halbe Tage und Ihre Bemerkung an uns. Die App zeigt Ihnen Ihren Resturlaub und Ihre Abwesenheiten an.
• Lohnabrechnungen: Die App ruft Ihre Lohnabrechnungen bei uns ab und speichert sie zur Anzeige auf Ihrem Gerät.
• Dienstfahrzeug: Die App zeigt Angaben zu dem Ihnen zugewiesenen Fahrzeug sowie dessen bisherige Tank- und Ladevorgänge mit Kilometerstand an. Eingaben zu Tanken, Laden oder Mängeln speichert die App nicht und übermittelt sie nicht.

Die App übermittelt diese Daten nur an uns.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses und zur Erfüllung unserer Verträge mit Kundinnen und Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie der Arbeitszeiterfassung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer funktionierenden, fehlerfreien App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Standortermittlung im Hintergrund, der Kalenderabgleich und Push-Mitteilungen erfolgen nur, wenn Sie sie selbst erlauben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit abschalten.

Personaldaten wie Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen und Angaben zum Dienstfahrzeug verarbeiten wir zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa bei der Entgeltabrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Angaben zu Ihrer Gesundheit wie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, weil sie zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit erforderlich sind.

Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Die App und unser System übermitteln Daten außer an uns nur an die in diesen Hinweisen genannten Dienste: Google (Firebase Authentication, Firebase Cloud Messaging, Firebase Remote Config, Street View), Mapbox, Stream, Anthropic (Übersetzung von Chatnachrichten), Expo, Apple, Sentry, PostHog und Bright Sky, sowie an die Personen, denen Sie selbst einen Link zur Ankunftszeit schicken. Soweit Dienstleister die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht das auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer und Löschung

Beim Abmelden löscht die App alle lokal gespeicherten Daten einschließlich Fotos und Protokollen vom Gerät. In unserem System speichern wir die Daten, solange sie für den Einsatz und die Abwicklung des Auftrags erforderlich sind, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Wie Sie Ihr Konto löschen lassen, steht im Abschnitt Konto und Daten löschen lassen.

Konto und Daten löschen lassen

Ihr Zugang zur App wird von der heimWatt GmbH eingerichtet; in der App selbst kann man sich nicht registrieren. Deshalb löschen wir Ihr Konto auch für Sie. Schreiben Sie dazu eine E-Mail an info@heim-watt.de mit dem Betreff „Konto heimWatt Field löschen“, Ihrem Namen und der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich in der App anmelden. Sie können sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden (datenschutz@insecco.de).

Wir löschen dann Ihr Konto und die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, etwa Profil und Telefonnummer, Mitteilungskennungen, Abfahrtspläne. Ihr Chatkonto beim Dienst Stream löschen oder anonymisieren wir; Nachrichten in Projektchats bleiben als Unterlage zum Kundenauftrag erhalten. Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, zum Beispiel Arbeitszeitnachweise und Unterlagen zu Kundenaufträgen wie Fotos, Protokolle und Unterschriften, löschen wir erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen. Wenn Sie die App deinstallieren, entfernt Ihr Gerät auch die darin gespeicherten Daten.

Ihre Rechte

Ihnen stehen die nachfolgend beschriebenen Rechte zu, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

• Recht auf Auskunft über die Verarbeitung: Sie haben das Recht, jederzeit eine Kopie der Daten anzufordern, die wir über Sie gespeichert haben. (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung: Sie haben jederzeit das Recht, falsche oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen. (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Vergessenwerden): Sie dürfen unter bestimmten Rahmenbedingungen Ihr Recht auf Löschung verlangen. Wir werden bestimmte Daten nicht löschen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, diese aufzubewahren, oder wenn es unmöglich oder unverhältnismäßig ist. Allerdings speichern wir diese Daten dann nur so lange, wie sie benötigt werden. Wir haben schon jetzt entsprechende Fristen in unseren Systemen hinterlegt. (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen dürfen Sie unsere Verarbeitung Ihrer Daten einschränken. (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Unterrichtung von Empfängern bei einer Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung: Ihnen steht gegenüber uns das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden. (Art. 19 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten an eine andere Organisation übermitteln zu lassen. (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch: Sie können bestimmten Verarbeitungszwecken wie z. B. Direktwerbung widersprechen. (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf: Sie können eine einmal gegebene Einwilligung jederzeit widerrufen. (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Einspruch gegen eine automatisierte Verarbeitung, einschließlich Profiling: Sie haben das Recht, keine direkten Entscheidungen von einem Computer für sich treffen zu lassen (dies beinhaltet nicht allgemeine Werbung auf Grundlage Ihres Alters oder Geschlechts). (Art. 22 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde: Wenn Sie das Gefühl haben, dass wir uns unserer Verantwortung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht gerecht werden, dann dürfen Sie sich über uns beschweren. Dabei dürfen Sie sich direkt an uns wenden (E-Mail: datenschutz@insecco.de, Telefon: 04131 9926770, Post: Friedrich-Penseler-Straße 15, 21337 Lüneburg). Wir werden Ihr Anliegen ernst nehmen und es binnen eines Monats bearbeiten. Sie erhalten vorab eine Bestätigung über den Erhalt Ihres Anliegens. Sie dürfen sich ebenfalls bei den Datenschutzaufsichtsbehörden über uns beschweren. Wir würden uns natürlich freuen, wenn Sie sich vorab an uns wenden und wir Ihr Anliegen bearbeiten.

Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.